Står du som ansvarlig for indkøb og opgradering af din virksomheds udstyr og processer, men er i tvivl om, hvor du kan gribe ind for at effektivisere jeres arbejdsprocesser, så læs med her.
For mange handler optimeringer af arbejdsgangene om at udføre arbejdet bedre i forhold til tids- og resurseforbruget. Ligeledes kan der været tale om, indhentning af konkurrencemæssige fordele i form af et mere lean og agil-tilgang. Uanset om din arbejdsplads er kommercielt-anlagt, statslig, NGO eller noget helt fjerde, kan der være betydelige fordele at hente ved effektivisering af arbejdsgange.
Drej blikket ind og hold fokusset
Når det kommer til optimeringspunkter, er der mange steder, hvor du kan starte. I bund og grund afhænger det af din organisation, da ikke to organisationer er identiske i forhold til behov, inventar, processer mv.
En vigtig er at huske, at der ikke nødvendigvis altid er tale om de helt store optimeringer i form af organisatoriske softwaresystemer, datacentre eller maskiner. I mange tilfælde kan der være tale om et hav af mindre områder, som tilsammen har en betydelig effekt på arbejdsgangene.
Du kan og bør, se din arbejdsplads som et netværk af en masse forbundne områder, som omfatter alt fra jeres softwaresystemer til kontormiljøer og udstyr. Afhængig af jeres unikke situation, kan det give mening at tage mange små optimeringspunkter, fremfor en stor – igen afhænger af jeres kontekst.
Nogle af mest gængse områder, hvor der kan være et stort behov for forbedring, er følgende:
- Arkivering
- Printermiljøet
- Dokumenthåndtering
Hold øje med arkivskabene
Arkivskabe er for mange en almindelig del af kontoret og er som sådan harmløse. Problemer opstår oftest, hvis I har mange papirbaserede arbejdsprocesser, hvor I skal fysisk arkivere jeres dokumenter. Der kan hurtigt opstå problemer her, hvis I ikke har nok plads eller har en masse uorganiserede arkiv rundt omkring på kontoret, men også uorganiseret arkivering i skabene.
Printeren den usynlige ven
For mange er printeren en ”usynlig” følgesvend, som understøtter en del vigtige arbejdsprocesser, men oftest går under radaren hos mange, når det kommer til optimeringer. Dog kan en gammel printer være forbundet med et dyrt elforbrug, brug af blækpatroner og tonere mv. Herudover kan en ældre printer også med tiden medføre fejlmeddelelser, alarmer og nedgange, som kan hæmme jeres arbejde og dermed koste jer hverdagens effektivitet.
Tag en varm hånd omkring dine dokumenter
Langt de fleste kontormiljøer har et flittigt forbrug af papir i form af dokumenter såsom fakturaer, sagsmapper, bilag mv. Oftere end aldrig tager mange af de manuelle dokumenthåndtering processer sig lang tid, og bliver særligt ineffektive med tiden, når arbejdsbyrden stiger. Det kan betyde flere mandskabstimer til håndtering og arkivering, hvilket vil koste arbejdspladsen flere resurser, som eller kunne være blevet brugt på mere værdiskabende aktiviteter.